El Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), informó sobre la entrada en vigencia de la nueva Providencia Administrativa N° 0071, publicada en la Gaceta Oficial N° 39.795, de fecha 8 de noviembre del año 2012, referido a las normas generales de facturación y otros documentos, la cual deroga a la Providencia Administrativa 0257.
Este nuevo régimen será aplicable a las personas jurídicas y a las entidades económicas sin personalidad jurídica, así como a las personas naturales cuyos ingresos anuales sean superiores a 1.500 unidades tributarias y a aquellas personas naturales que sean contribuyentes ordinarios del IVA, cuyos ingresos anuales sean iguales o inferiores a 1.500 unidades tributarias.
Además, se aplicará la normativa para quienes no sean contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado (IVA) cuyos ingresos anuales sean iguales o inferiores a 1.500 unidades tributarias, únicamente cuando emitan facturas que deban ser empleadas como prueba del desembolso, por el adquiriente del bien o el receptor del servicio, conforme a lo previsto en la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISLR).
De igual forma, la normativa contempla, entre otras cosas, que los sujetos que no estén obligados a utilizar máquina fiscal por disposición de lo previsto en su artículo 8, podrán utilizar de forma simultánea más de un medio de impresión de documentos. Es decir, que podrían utilizar en forma simultánea cualquiera de los medios de impresión previstos en los numerales 1 y 2 del artículo 6 de la misma providencia administrativa.
Incluidas nuevas actividades económicas
Por otra parte, la nueva normativa incluye a un grupos de actividades económicas, como servicios de alojamiento y hospedaje, (hoteles, moteles, posadas y casa de huéspedes); servicios de alquiler de cajas de correo o apartados postales; ventas de electrodomésticos o sus accesorios y repuestos; ventas de libros, papelerías y artículos de oficina; venta de muebles para el hogar y oficinas; las cuales al cumplir con las condiciones previstas en el primer aparte del artículo 8, deben facturar exclusivamente a través de máquinas fiscales a partir del tercer mes calendario de su entrada en vigencia.
Por su parte, los sujetos pasivos dedicados a las actividades económicas de servicio de comida y bebidas como restaurantes, bares, cantinas, cafés o similares; incluyendo los servicios de comidas y bebidas a domicilio (previstas en el literal J del numeral 3 del artículo 8), estarán obligados a emplear como medio de facturación, máquinas fiscales, independientemente de que hayan obtenido o no la cantidad de ingresos previstos en el numeral 1 de este artículo. Este nuevo texto legal establece, que las facturas elaboradas de conformidad con lo dispuesto en las Providencias Administrativas 0591 y la 0257 se podrán utilizar hasta agotar su existencia.
Un nuevo artículo indica que “queda expresamente prohibida a los sujetos prestadores de servicios obligados al uso de máquinas fiscales, señalados en el artículo 8 de la presente Providencia Administrativa, la emisión de cualquier otro tipo de documento distinto a facturas, que sean utilizados para informar el monto parcial o total de las operaciones efectuadas, tales como: estados de cuenta, reportes gerenciales, notas de consumo, estados demostrativos y sus similares, aún cuando el medio de emisión lo permita”.
Se destaca en el texto legal, que los sujetos pasivos que inicien actividades con posterioridad a la entrada en vigencia de esta Providencia Administrativa, que cumplan con lo establecido en los numerales 2 y 3 del artículo 8, están obligados a emplear, exclusivamente, máquinas fiscales como medio de emisión de facturas y otros documentos, independientemente que hayan obtenido o no la cantidad de ingresos establecidos en el numeral 1, del mencionado artículo.
La normativa vigente refiere algunos plazos para su cumplimiento, los cuales podrán ser revisados tanto por la Gaceta Oficial que corresponde, como en el portal electrónico del SENIAT (www.seniat.gob.ve), donde el contribuyente podrá tener acceso para aclarar las dudas que puedan generarse sobre este particular.
De esta forma, el organismo recaudador da a conocer a la población, una nueva normativa que sustenta las obligaciones que se deben cumplir ante el Sistema Aduanero y Tributario Socialista, promovido por el Superintendente Nacional José David Cabello Rondón, bajo los lineamientos gubernamentales del buen vivir para todas las venezolanas y venezolanos.
Las Impresoras Fiscales
Su Funcionamiento:
Una impresora fiscal se diferencia de una convencional por lo siguiente: la impresora fiscal guarda en su memoria interna la información de las ventas grabables, ventas exentas y del IVA facturado e impreso por la impresora fiscal. Esta memoria fiscal está protegida por medio de un precinto de seguridad, el cual solo puede ser abierto por un personal técnico autorizado y obligatoriamente registrar en el libro de servicio de la impresora fiscal, la razón por la cual se abrió el precinto de seguridad. Otra diferencia es que para poder conectarse al computador, se requiere de un cable serial especialmente diseñado para la impresora fiscal, no funciona cualquier cable. Algunos modelos de impresoras fiscales se pueden utilizar con un cable USB, pero primero debe instalarse un driver para que el sistema operativo del computador reconozca a la impresora.
Ventajas de las impresoras fiscales:
Como la información fiscal queda almacenada en la memoria interna de la impresora, no hace falta usar facturas pre-impresas y con el número de control, por lo que el libro de ventas se elaborará basado en los Reportes Z que la impresora fiscal emita en cada uno de los días de operación.
Memoria de Rollo de Auditoría (MRA):
Es una tecnología que utilizan las impresoras térmicas marca Bematech, que consiste en que al usar un rollo de papel térmico, solo imprime el documento fiscal original que entrega al cliente, por lo tanto, no es necesario guardar una copia impresa del documento fiscal para la empresa, ya que la copia del mismo, queda almacenada en la memoria interna de la impresora fiscal. Esto trae un ahorro monetario importante en gastos de consumibles (tinta y papel) por la utilización de menos rollos de papel en su punto de venta, además como puede almacenar digitalmente dicha “memoria de rollo de auditoría” en un archivo de texto, consigue un ahorro adicional en tiempo, ya que puede realizar búsquedas de información relacionada con sus ventas de una forma digital en vez de manual, además obtiene un ahorro en el tiempo de impresión del documento fiscal, ya que las impresoras térmicas tienen una mayor velocidad de impresión por segundo que las impresoras convencionales de agujas, también se obtiene un ahorro en el espacio de almacenamiento de las copias de los rollos de auditoría en papel que ocasionaban los antiguos rollos de auditoría de los puntos de venta. Por medio de un software especializado, que nuestra Empresa ha desarrollado, es posible extraer información de la memoria de rollo de auditoría (MRA) y capturar copias fieles y exactas de los documentos fiscales impresos por la impresora fiscal.
Lo que hay que tener en cuenta a la hora de crear la rutina de programación para imprimir en una impresora fiscal:
El sistema de punto de venta debería esperar primero a que se imprima la factura, luego verificar el retorno de la impresora, donde se notifique que la impresión de la factura fue exitosa, y por lo tanto indica que la impresora ya grabó en su memoria interna la información fiscal de la operación, es después de esta notificación por parte de la impresora fiscal, que el sistema de punto de venta (POS) debe proceder entonces a actualizar los registros en la base de datos y hacer las actualizaciones de: inventario, cuentas por cobrar, formas de pago, etc. Es de éste modo que se obtiene una perfecta coordinación entre la impresora fiscal y el sistema de punto de venta. El sistema de punto de venta no debe actualizar la base de datos hasta que no haya recibido por parte de la impresora la respuesta de que la factura fue impresa, y por lo tanto, tener la seguridad de que los datos fiscales fueron grabados en la memoria fiscal de la impresora.
Otro de los aspectos importantes es el número correlativo de la factura, como la impresora lleva su propia numeración de los comprobantes fiscales, el punto de venta debe esperar que la impresora imprima el comprobante fiscal y a través de una rutina recuperar dicho correlativo y utilizarlo en la actualización de los registros de la base de datos.
Es importante que el punto de venta pueda manejar la excepción cuando el rollo de la impresora se acabe a la mitad de una impresión de factura, ya que la impresora fiscal podría automáticamente anular o no dicha factura, o podría bloquear la impresora, no dejando facturar el siguiente documento. Por lo tanto en éstos casos debe existir una rutina que revise si la factura fue grabada o anulada, tanto en la memoria de la impresora, como en la base de datos del punto de venta, para poder realizar los correspondientes correctivos necesarios.
Los reportes fiscales:
El Reporte Z es el más importante de los reportes que imprime la impresora fiscal, y contiene un resumen de la información fiscal que se generó por cada día de venta, este reporte es el que se envía al departamento de contabilidad para proceder a elaborar los respectivos asientos contables y elaborar el Libro de Ventas. Es obligatorio efectuar el reporte Z al finalizar el día de labores, normalmente la impresora fiscal realiza automáticamente el reporte Z, si detecta que el mismo no fue realizado al final de la jornada de trabajo.
Los reportes X se imprimen para poder cuadrar las cajas cuando existen cambios de turnos de cajeros. Cuando se cierra un turno que no sea el último turno de ese día, solo se imprime el comprobante X, si se va a efectuar el cierre del último turno, primero se emite un comprobante X y luego el comprobante Z. Es criterio del SENIAT que no se realicen más de un (1) reporte Z diariamente, es decir que el reporte Z solo se deberá emitir al final de la jornada de trabajo.
La memoria fiscal está limitada para imprimir un determinado número de Reportes Z; Dependiendo de la impresora fiscal, se pueden imprimir aproximadamente 2.243 Reportes Z (Impresora Fiscal Bematech – Modelo MP-2100-TH-FI), lo que equivale a una vida fiscal de más de 6 años de uso (basados en 365 días por año).
El Visor Fiscal:
Es un dispositivo obligatorio de uso exclusivo para los fiscales del SENIAT que sirve para poder imprimir resúmenes de ventas por rangos de fechas específicos.
Mantenimiento de la Impresora Fiscal:
Solamente el personal autorizado del fabricante o distribuidor nacional de la impresora fiscal pueden efectuar el mantenimiento o la reparación de la impresora fiscal y cualquier mantenimiento o reparación debe quedar obligatoriamente registrado en el libro de servicio de la impresora fiscal, el cual siempre debe estar en el mismo lugar donde se encuentra instalada la impresora fiscal. Se requiere de un libro por cada una de las impresoras que se tengan operativas. Este libro es llenado obligatoriamente por la empresa que vendió la impresora fiscal y contiene: los datos de la empresa que vendió la impresora, los datos de la empresa que adquirió la impresora y los datos del serial de la impresora fiscal. Este libro es exigido por los fiscales del SENIAT en sus visitas a las empresas.
El Libro de Ventas:
El libro de ventas se elabora con la información reflejada por los reportes Z que imprime la impresora fiscal, es importante que en el Libro de Ventas se indique el serial de la impresora fiscal y el número de Reporte Z de cada día.
Un típico Libro de Venta basado en los Reportes Z, debe contener lo siguiente (una línea por cada Reporte Z o día de facturación):
- Serial de la Impresora Fiscal
- Fecha
- Nro. del Reporte Z
- Nro. del Primer Comprobante Fiscal
- Nro. de Ultimo Comprobante Fiscal
- Monto Exento
- Monto Total Incluyendo IVA
- Monto Base Imponible (una columna por cada alícuota diferente de impuesto)
- Monto IVA (una columna por cada alícuota diferente de impuesto)
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